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Cómo hacer efectivas tus juntas de trabajo

Cómo hacer efectivas tus juntas de trabajo

Liderar una junta de trabajo no es tarea fácil: se requiere una buena organización, objetividad, directiva, paciencia e incluso carácter.
Al igual que en el trabajo en equipo, en las juntas se requiere la participación de varias personas con ideas, opiniones, posturas y hábitos diferentes, por lo que saber dirigir y establecer una pauta para llevarlas a cabo es esencial para que la reunión sea productiva.

1.- Establece el objetivo

Debes tener en claro el objetivo de la reunión y su relevancia; ¿decidir, exponer, focus group o varias a la vez? La junta debe girar sobre el objetivo e ir directo a él.

2.- Haz una agenda

Una estructura definida y simple, la cual debe contener: objetivo, expectativas, temas a tratar y tiempos definidos. Distribúyela antes de la reunión para que los asistentes lleguen preparados.  

3.- Sé puntual

Comienza la junta a la hora exacta. La duración ideal para una junta de trabajo es de 30 a 60 minutos y los mejores horarios son entre las 09:00 y 12:00 del día.

4.- Elimina distracciones

Pide a los asistentes que apaguen su celular, no lleven laptops (si no es necesario) y que no entren con comida. Lo ideal es tener sólo una libreta de apuntes y una pluma.

5.- Sé directo

Evita la retórica, monólogos o protagonismo. Esto no significa que no seas dinámico; puedes iniciar con alguna anécdota para romper el hielo y bajar el estrés.

6.- Sé un guía

Además de no desviarte del tema, debes hacer que los participantes tampoco lo hagan. Utiliza frases como, “Interesante pero debemos centrarnos en…” o “Buen aporte pero el objetivo es…”

7.- Asigna responsabilidades justas y concretas

Sé claro, honesto y directo con las responsabilidades; determina el plan de acción y el tiempo en que deberán ser ejecutadas. Esto ayudará a que todos sepan los siguientes pasos y prioridades.

8.- Haz tiempo para comentarios o dudas

Dales oportunidad de expresarse; debes escuchar con atención y tomar en cuenta todos los comentarios.

9.- Haz una minuta de trabajo

Tener un documento de lo tratado en una junta le da formalidad, además de ser un recordatorio de las responsabilidades, pasos a seguir y ayuda para el seguimiento. Deberás mandarla máximo 24 horas después de la reunión.  

10.- Da Seguimiento

Debes estar pendiente del cumplimiento de las tareas asignadas y dar asesoría en caso de alguna traba. También puedes mantener al grupo informado sobre los avances de los acuerdos de la junta.

Recuerda: Las juntas de trabajo efectivas son reflejo de un buen liderazgo.

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